Entender los procesos

La semana pasada hablaba de la disfunción ejecutiva, un problema que tienen muchas personas que ocasiona un gran desgaste emocional y pérdida de tiempo, puesto que enfrentan cada etapa de un proceso como un problema nuevo y no pueden ver el sistema total. Esto les causa no poder ver los pasos necesarios para ejecutar un proceso y los elementos indispensables en cada paso.

Naturalmente, hoy quiero hablar un poco de la importancia de los procesos. Cuando estudié gestión de proyectos entendí más claramente cómo mapear o dibujar procesos. El mapeo de procesos tiene la ventaja de que nos ayuda a ver de forma sucinta un proceso puede ser largo o complicado de forma más sencilla. También nos permite ver el camino que recorre un material o información y nos ayuda a hacerlo más efectivo.

Sé que puede sonar aburrido o irrelevante para lograr nuestras metas, pero es un ingrediente imprescindible en la planeación. Para planear tenemos que entender qué tiene que pasar para poder lograr una meta. Debemos poder reducir un proceso a sus actividades más simples y entender la relación que tiene dicha actividad con otras. Adicionalmente, nos ayuda para entender algo clave para la eficiencia: el camino crítico.

Para ejemplificar este concepto de una forma simple, imagínate que vas a preparar un pan tostado con mantequilla y mermelada. Hay diferentes formas de imaginar este proceso, pero imaginémonos la más sencilla:

  1. Sacas pan, mantequilla y mermelada
  2. Sacas un plato, un cuchillo y un sartén
  3. Untas el pan con mantequilla
  4. Calientas un sartén
  5. Pones el pan en el sartén
  6. Lo sacas del sartén
  7. Lo untas del otro lado
  8. Lo regresas al sartén
  9. Lo sacas del sartén
  10. Lo untas con mermelada.

Si tienes disfunción ejecutiva, probablemente vas a hacer lo siguiente:

  1. Sacas el pan
  2. Sacas un plato
  3. Sacas un sartén
  4. Sacas la mantequilla
  5. Sacas un cuchillo
  6. Untas el pan con mantequilla
  7. Calientas el sartén
  8. Pones el pan en el sartén
  9. Sacas el pan del sartén
  10. Lo untas del otro lado
  11. Lo pones de nuevo en el sartén
  12. Lo sacas de nuevo del sartén
  13. Sacas la mermelada
  14. Untas el pan con mermelada

Si sabes de mapeo de procesos y de gestión de proyectos, probablemente:

  1. Sacas sartén, plato y cuchillo
  2. Pones el sartén a calentar
  3. Sacas pan, mantequilla y mermelada
  4. Untas el pan con mantequilla por ambos lados
  5. Lo pones en el sartén
  6. Lo volteas
  7. Lo sacas del sartén
  8. Lo untas de mermelada

Obviamente este es un ejemplo simplista, pero si llevas esto a un proyecto donde intervienen más actividades o personas, los 2 o 4 pasos de diferencia entre un proceso normal o uno con disfunción ejecutiva y un proceso planeado hacen una gran diferencia.

Sobre todo porque te darás cuenta que el camino crítico te permite trabajar en algunas actividades en paralelo y con esto, ganar tiempo. Por esta razón, es muy importante adquirir nuevas herramientas que nos permitan trabajar de forma más eficiente. Cómo usamos nuestro tiempo y nuestra energía hace una gran diferencia cuando trabajamos en nuestras metas.